Région Poitou-Charentes : une politique économe

Les économies de gestion en Région Poitou-Charentes

Le bilan des internalisations de missions fait apparaître une économie annuelle de 1 803 529 euros dont 167 500 euros pour l’instruction des aides économiques, 84 285 euros pour la restauration, 25 174 euros pour le gardiennage de la Maison de la Région, 230 040 euros pour la conduite d’opérations dans les lycées, 782 334 euros pour la communication, 485 478 euros pour la gestion des ATPR. L’internalisation de la rémunération des stagiaires de la formation est une opération neutre sur le plan économique mais qui a permis une forte amélioration du service rendu, notamment la réduction du délai de paiement à 21 jours maximum.

Les frais de structure ont continué à être maîtrisés par rapport à 2003 :

- les frais de restauration ont été réduits de plus de la moitié,
- les frais de déplacements ont été réduits d’un tiers.

La simplification et la formalisation des procédures

Dans un contexte de croissance rapide de l’administration régionale, disposer de procédures claires et connues de l’ensemble des agents est plus que jamais nécessaire.

- Un nouveau règlement des aides régionales

Le nouveau règlement des aides régionales a été adopté à la session du 18 décembre 2006 et est applicable au 1er janvier 2007. Le règlement des aides régionales actualise et rend plus accessibles les règles d’instruction et de paiement de l’ensemble des aides régionales accordées aux personnes physiques et aux organismes publics et privés.

- La déconcentration des frais de déplacement

La déconcentration des frais de déplacement en Région au niveau des directions a été expérimentée en avril 2006. Un premier bilan réalisé après 6 mois montre que la responsabilisation des services conduit à une plus grande maîtrise des coûts. L’objectif était également d’accélérer la validation des déplacements en Région et de mieux formaliser les règles de déplacement à travers un vade-mecum à l’usage des agents (à paraître). Par ailleurs, l’optimisation du parc de véhicules de service a permis de réaliser des économies de carburant, tout en proposant des véhicules plus propres.

- La mise en place progressive d’un guide des procédures

Le règlement des aides régionales constitue la première pierre d’un guide chargé de rassembler l’ensemble des procédures utilisées par l’administration régionale. Les thèmes en cours d’élaboration sont : les déplacements, la préparation des rapports et décisions, le courrier, le recrutement, la procédure d'instruction des demandes d'aides régionales et le contrôle des organismes soutenus.

L’accélération de la dématérialisation

Avec pour objectif la réduction des délais, la simplification des procédures et l’économie du papier, la dématérialisation de l’action régionale a été développée :

- la dématérialisation des données relatives à la paie entre le Région et la Paierie régionale, effective depuis juin 2006, entraîne une économie de 7 200 pages. Par ailleurs, un avenant à la convention de service comptable et financier qui lie la Région au Trésor public a été signé afin d’actualiser le programme d’action prévue en 2003.

Cette convention vise notamment à développer la dématérialisation des échanges entre l’Etat et la Région : dématérialisation des pièces comptables et dématérialisation des documents transmis au contrôle de légalité,

- les projets de décisions de la Commission Permanente et les rapports de l’assemblée régionale sont publié depuis mars 2006 sur le site de la Région. Par ailleurs, la transmission des projets aux élus volontaires sous forme de CD ROM, a permis une diminution de 153 951 copies,

- la réalisation de la revue de presse sous format numérique entraîne une économie de 869 380 copies,

- l'enquête annuelle des besoins en équipements mobiliers des lycées a été dématérialisée en 2006, pour alléger la charge des établissements et accélérer le traitement des demandes.

Ces deux dernières actions s'inscrivent dans un projet plus vaste qui concerne tout le système d'impression de la Maison de la Région. L'installation des 38 copieurs d'étage permet de revoir entièrement la fonction «édition et copie». En outre, le Service Systèmes d'information va sensibiliser et former les agents à une meilleure utilisation des outils d'impression que sont les photocopieurs et les imprimantes afin de sélectionner la solution d'impression la plus économique en termes de coût et de papier.

Le développement de l’évaluation de l’action régionale

En 2006, la capacité de suivi et d’évaluation de l’action régionale et a été renforcée par la mise en place de plusieurs dispositifs.

- Les indicateurs de suivi des actions régionales

Depuis le 1er trimestre 2006, les directions renseignent mensuellement, selon une nomenclature harmonisée, des indicateurs de suivi des politiques régionales dont elles ont la charge. Il s’agit de suivre le bon avancement des actions, mais aussi de faire preuve de réactivité et d’anticipation en mesurant les problèmes rencontrés dans la mise en oeuvre d’un dispositif. Par exemple, il est ainsi possible d’analyser, par priorités régionales et au vu des objectifs fixés, le nombre de bénéficiaires, le montant des aides, leur localisation sur le territoire régional, et plusieurs indicateurs nécessaires à la mesure de l’impact des actions (ex : nombre de m² de capteurs solaires, nombre de jeunes bénéficiant de voyages éducatifs, nombre d’emplois créés, nombre d’investissements générés...). Enfin, dans une logique de transparence, la Région met à la disposition de l’usager une synthèse de ces indicateurs sur son site internet (voir annexes).

- Les tableaux de bord du conseil en gestion

Le conseil en gestion élabore mensuellement des tableaux de bord destinés à la direction générale concernant les coûts de fonctionnement des services : déplacements, téléphonie mobile, photocopies, consommation de papier, frais de restauration, documentation.

Par ailleurs, le conseil en gestion assure le chiffrage du coût des transferts de charge. Celui-ci est destiné à connaître précisément les coûts «cachés» de la décentralisation afin d’obtenir une restitution complète de l’avance faite par la Région à l’Etat du fait de l’insuffisance des compensations financières prévues à ce jour.

- L'évaluation des dispositifs régionaux : le lancement de « Sur Mesure »

S'inscrivant dans le développement de la démarche évaluative au sein de la Région, « Sur Mesure » est un document d'évaluation des dispositifs régionaux destiné aux élus, partenaires institutionnels et associatifs ainsi qu'aux médias. Référence fiable, concrète et pédagogique, il contient, outre l'éclairage sur l'accès au dispositif et des exemples d'actions, des données quantitatives et qualitatives stabilisées, des indicateurs de suivi, une analyse des résultats et des impacts.

En cohérence avec la priorité régionale d'excellence environnementale, cette publication est entièrement dématérialisée. Les deux premiers numéros relatifs aux Emplois tremplins pour les associations et aux Emplois tremplins dans l'environnement ont été mis en ligne sur le site Internet de la collectivité en novembre et décembre 2006.

- La création d’une mission d’évaluation et de contrôle de la dépense régionale

La modernisation de l’Administration passe par l’évaluation des politiques publiques qu’elle conduit. Depuis 2004, la Région a mis en place des outils d’évaluation dans de nombreux domaines tels que la formation et les politiques contractuelles (Contrat de Plan Etat-Région, Fonds européens, etc.)

Créée le 1er septembre 2006, la Mission d’évaluation et de contrôle de la dépense régionale contribue à développer une culture commune de l’évaluation. Elle est également chargée de proposer toute mesure appropriée pour améliorer le fonctionnement des services de la Région et participe à ce titre à l’élaboration de procédures et à la rédaction du cahier des charges de l’informatisation des aides.

L’évaluation remplit trois fonctions principales :

- elle donne aux élus les moyens de mieux mesurer, au-delà des indicateurs de réalisation, l’impact de leurs politiques sur le territoire régional,

- elle permet de rendre compte aux citoyens du bon usage de leurs contributions et de la bonne mise en oeuvre des priorités du Conseil Régional,

- elle contribue ainsi à donner du sens à l’action des services.

- Les procédures d’instruction des dossiers de demande d’aide.

Dans son rapport du 16 février 2006, la Chambre régionale des comptes demande à la Région de veiller à ce que, dans les dossiers de demande d’aide, les programmes détaillés d’activité et les documents financiers prévus par la loi soient produits, analysés et contrôlés afin de s’assurer notamment que la situation financière du demandeur nécessite une aide de la Région. Elle demande à ce que les comptes rendus détaillés des actions subventionnées soient effectivement produits et contrôlés, ainsi que les bilans, dûment certifiés par un commissaire aux comptes au delà du seuil de 150 000 euros.

En outre, les conclusions de l’audit de la Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles, intervenue en Poitou-Charentes en décembre 2006, demandent une plus grande formalisation des procédures d’instruction et un contrôle étendu de la qualité de la gestion des dossiers bénéficiant de crédits européens.

Plus largement, il est parfois difficile pour les associations de connaître l’ensemble des textes qui définissent leurs obligations comptables répertoriées dans pas moins de sept codes et une douzaine de textes non codifiés. La Région a en conséquence engagé une action d’information et de concertation avec la Conférence Permanente des Coordinations Associatives (CPCA).

Des travaux seront également engagés avec les autres collectivités afin de proposer un modèle commun de compte rendu financier conforme à l’arrêté ministériel.

Au sein de la Région, une note de procédure à l’intention des services a été rédigée rappelant les obligations comptables des organismes privés, précisant le rôle respectif des services instructeurs et des services gestionnaires, les obligations de publication, communication et transmission ainsi que les modalités de conservation de ces informations. Afin de mettre les services en situation d’exploiter au mieux les informations ainsi recueillies, un outil informatisé d’analyse des comptes des associations a été élaboré et un programme de  formation interne a été engagé.

- Le contrôle de la qualité de la gestion et de la vérification du service fait.

Afin de mesurer et le cas échéant de renforcer l’efficacité du contrôle interne, un contrôle aléatoire portant sur la vérification du service fait a été mis en oeuvre. Il sera l’occasion de vérifier la qualité des dossiers, de leur gestion et du contrôle du service fait.

- La tenue des engagements des bénéficiaires.

La Région, en application des principes d'évaluation, a souhaité enquêter sur la tenue des engagements pris par les entreprises bénéficiaires d’aides régionales dans le cadre de la Charte d’Engagements réciproques en matière d’emploi, de protection de l’environnement et de diverses mesures sociales. Un questionnaire a été adressé aux chefs d’entreprises ayant signé cette Charte avant le 31 décembre 2005. L’exploitation des questionnaires permettra d’identifier un échantillon d’entreprises à visiter.

- La défense des intérêts des habitants de Poitou-Charentes

En termes d’évaluation, on appelle « bénéficiaires finaux » les habitants de la région à qui sont destinées les actions financées par la Région et conduites par les « organismes bénéficiaires ». Ainsi, une enquête sur les coûts supportés par les familles des apprentis est menée. En effet, alors que les textes prévoient la gratuité des frais de dossier, de la formation et des équipements de protection individuelle, des participations à des frais divers subsistent dont il importe de connaître la nature exacte et l’importance.

Source : http://www.poitou-charentes.fr/fr/